Чтобы гости могли спокойно общаться на открытом мероприятии, сначала осмотрите площадку и найдите естественные места притяжения: вход, сцену, фуд-зону и видовые точки. Разместите беседы и посадочные места вне маршрутов курящих гостей, обозначьте правила, обеспечьте понятную навигацию и заранее договоритесь с командой, как реагировать на просьбы и нарушения.
Опорные решения для общения без табачного дыма
- Планируйте места для разговоров там, где гости и так останавливаются, но не у входов и проходов.
- Сверьте план с правилами площадки: курение может быть запрещено на всей территории.
- Размещайте мебель так, чтобы она не сужала проходы и не мешала эвакуации.
- Обозначьте границы зон и маршруты до открытия мероприятия.
- Назначьте сотрудника, к которому можно обратиться с просьбой или жалобой.
- Проверьте расположение зон при реальном потоке гостей и будьте готовы его изменить.
Сначала найдите естественные точки притяжения гостей
Начните с обхода площадки: отметьте входы, сцену, места выдачи еды и напитков, навесы, обзорные точки и маршруты между ними. Наблюдайте, где гости задерживаются и где образуются скопления. Это основа для организации мероприятий на открытом воздухе, при которой места для разговоров возникают в удобных точках, а не перекрывают движение.
Подход подходит для фестивалей, корпоративных встреч, презентаций и других событий со свободным перемещением гостей. Не создавайте отдельную точку общения, если она окажется на узком проходе, у служебного въезда или рядом с источником шума. Если площадка небольшая, лучше распределить посадочные места по краям безопасных зон, а не собирать всех в одном месте.
Разведите места для бесед и зоны курения
До расстановки мебели выясните у владельца или администрации площадки, где курение разрешено и какие правила действуют на территории. Если курение запрещено, не организуйте такую зону самостоятельно. Если разрешённое место предусмотрено, попросите показать его и уточните, как обозначить маршрут, не направляя поток гостей через зоны общения.
Для подготовки понадобятся:
- план площадки с входами, выходами, проходами и служебными маршрутами;
- согласованные с администрацией границы разрешённых зон;
- указатели и схема навигации, заметные с основных маршрутов;
- мебель и оборудование для мероприятий на открытом воздухе, выбранные с учётом покрытия и погоды;
- контакт ответственного от площадки и распределение задач между сотрудниками.
При выборе места учитывайте направление потоков и возможное перемещение дыма. Не ставьте столы для общения рядом с разрешённой зоной курения или на пути к ней. Если подходящей дистанции или безопасного маршрута нет, обсудите с площадкой другой вариант размещения либо полный запрет курения на мероприятии.
При аренде площадки для мероприятия на открытом воздухе попросите заранее показать план территории и уточните, кто отвечает за обозначение зон. Услуги по организации мероприятий могут включать монтаж, мебель и навигацию, но правила площадки всё равно нужно согласовать отдельно. При аренде мебели для мероприятий передайте подрядчику схему расстановки и обозначьте проходы, которые нельзя перекрывать.
Расставьте мебель так, чтобы разговоры не мешали потокам
-
Нанесите маршруты на план.
Отметьте пути от входа к основным точкам программы, выходы и служебные проезды. Оставьте их свободными и проверьте, что план соответствует требованиям площадки. -
Выберите места для бесед.
Разместите их в стороне от основных потоков, звукового оборудования и разрешённых зон курения. Учитывайте тень, освещение и доступность для гостей с разными потребностями. -
Расставьте мебель небольшими группами.
Сгруппируйте стулья и столы так, чтобы собеседники могли видеть друг друга, а между группами оставался свободный проход. Не ставьте мебель на неровном или неустойчивом покрытии. -
Добавьте навигацию.
Укажите, где находятся места для общения, основные точки программы и выходы. Не размещайте таблички так, чтобы они закрывали обзор или создавали препятствия. -
Проверьте схему на месте.
Пройдите маршрут от входа до каждой зоны вместе с сотрудником площадки. Убедитесь, что мебель устойчива, указатели видны, а потоки не пересекают места для бесед.
Быстрый режим планирования
- Осмотрите площадку и отметьте входы, выходы и главные маршруты.
- Уточните правила курения у администрации.
- Выберите места для бесед в стороне от проходов и разрешённых зон курения.
- Поставьте мебель, оставив маршруты свободными.
- Проверьте навигацию и расстановку перед приходом гостей.
Обозначьте правила и маршруты до начала мероприятия
Перед открытием пройдите площадку по маршруту гостя и проверьте:
- Правила курения согласованы с администрацией и доведены до команды.
- Места для общения не примыкают к разрешённым зонам курения.
- Входы, выходы, проходы и служебные маршруты свободны.
- Указатели помогают найти основные зоны и не противоречат плану площадки.
- Столы и стулья устойчивы и не мешают перемещению.
- Маршрут до разрешённой зоны, если она есть, не проходит через место для бесед.
- Назначенный сотрудник знает, к кому обратиться при спорной ситуации.
Подготовьте команду к просьбам и спорным ситуациям
Перед мероприятием договоритесь о спокойной и одинаковой реакции сотрудников. Команда должна знать правила площадки, расположение зон и имя ответственного, которому можно передать сложный случай.
- Не сообщать гостям правила, которые не подтверждены администрацией.
- Не направлять курящих гостей через места общения, если есть другой согласованный маршрут.
- Не спорить и не вступать в конфронтацию: спокойно напомнить о правилах и предложить обратиться к ответственному.
- Не обещать перенести зону или изменить правила без согласования с площадкой.
- Не оставлять жалобу без ответа: зафиксировать место проблемы и передать информацию ответственному.
- Не переставлять мебель в проходы при попытке быстро освободить место; сначала проверить новую расстановку.
- Не использовать указатели, которые затрудняют обзор, создают препятствия или вводят гостей в заблуждение.
Проверьте площадку в часы пик и скорректируйте план
Во время мероприятия оцените, где образуются очереди, как гости переходят между зонами и не попадают ли места для бесед под дым или шум. Корректируйте план только после согласования с площадкой и проверки проходов.
- Переместить места для бесед. Уместно, если поток гостей или направление дыма изменились и рядом есть согласованная безопасная зона.
- Разделить одну точку на несколько небольших. Подходит, если возле одной группы мебели собирается слишком много людей.
- Перенаправить навигацию. Используйте, когда гости регулярно проходят через зону общения по пути к другой части площадки.
- Убрать мебель из проблемного участка. Выберите этот вариант, если перемещение не решает вопрос с проходом, дымом или безопасностью.
Разбор сложных случаев на площадке
Что делать, если на площадке нет отдельной зоны для курения?
Уточните у администрации, разрешено ли курение вообще и какие правила действуют. Не обозначайте место самостоятельно; при необходимости попросите площадку предложить согласованный вариант.
Как поступить, если дым доходит до места для бесед?
Переместите общение в другую подходящую зону после согласования с администрацией. Проверьте новое место на маршруты гостей, шум и доступность.
Можно ли поставить места для общения рядом с фуд-зоной?
Можно, если мебель не мешает очереди и проходу, а сама зона удалена от курения и служебных маршрутов. Проверьте это в период наиболее активного движения гостей.
Что ответить гостю, который просит разрешить курение рядом?
Спокойно объясните действующие правила и укажите только на согласованную площадкой зону, если она предусмотрена. В спорной ситуации передайте вопрос ответственному сотруднику.
Как действовать, если гости сами передвинули мебель?
Проверьте, не перекрыты ли проходы и выходы, затем верните мебель в согласованное положение. Если исходная схема больше не подходит, попросите сотрудника площадки согласовать новую расстановку.
Что менять, если в месте для бесед становится шумно?
Перенесите его подальше от сцены, громкоговорителей или очереди, если это позволяет схема площадки. После переноса заново проверьте проходы и навигацию.